お疲れさまです、にっしーです。
6月の宮古島は梅雨真っ只中で、湿度がぐっと上がってくる時期。こういうタイミングって、夏休みの繁忙期に向けて外国人観光客の予約がじわじわ増え始めるんですよね。先週、平良で民泊やってる知り合いの宿主と立ち話してたんですけど、「6月入ってから外国人の予約が増えてきて、チェックインの案内送るたびに頭使う」ってこぼしてた。
「英語で書いて、そのまま中国語に訳せないか検索して、韓国語は友達に頼む……みたいなことやってる」って。
これ、テンプレを1個仕込んでおけば解決する話なんですよ。
案内文を毎回書き直してる宿主が結構いる
実際に話を聞くと、宿のチェックイン前案内って、送るたびに少しずつ違う文章になってることが多いんですよね。
「あ、今回は外国のお客さんだからもう少し丁寧に」「この人は繁忙期だから駐車場の説明を足しておこう」「キーボックスの番号毎回変えてるから説明文もそのたびに書く」。
毎回の判断が積み重なって、繁忙期には1日3〜5件の案内を送ることもある。1件で20〜30分かかっているなら、1日で1時間半近く消えてる計算です。
宿の予約問い合わせメール、AIで5分/件に圧縮で書いた「受け身の返信」と違って、チェックイン案内は「こちらから能動的に送る、毎回ほぼ同じ内容」。定型化の効きしろが一番大きい部分だと思ってます。
「日本語マスター1本 + AIで多言語化」という発想
流れはシンプルです。
日本語でチェックイン案内の「マスター文」を1本だけ作る。それをAIに渡して「英語・中国語（簡体字）・中国語（繁体字）・韓国語に翻訳して」と頼む。4言語分が一気に出てくる。以降はそのテンプレを使い回すだけ。
宿泊者ごとに変わる情報（チェックイン日時・部屋番号・キーボックス番号・駐車場案内など）は「差し込み欄」として最初から空けておく。毎回そこだけ書き換えれば送れる状態になります。
ポイントは「マスターをきちんと作る」ことだけで、翻訳そのものはAIが全部やってくれるので、僕的にはここで人間が力を注ぐのはマスター作りの1回だけでいいと思ってます。
マスター文に入れる5つの要素
案内文に何を書くかで迷う人もいるので、整理しておきます。最低限これだけあれば機能すると思うものを書きます。
1. 到着予定時刻の確認
「〇時〜〇時の間に到着予定」で確認しておく。スタッフが常駐してない宿なら特に重要で、「その時間には対応できます/できません」というスケジュール管理にもなる。
2. キーボックスの場所と開け方
番号・場所・動かし方。文字だけだと伝わりにくい場合もあるけど、まずは文章で書いて、写真を別で送る方法にしておくと後から写真だけ差し替えができてシンプルです。
3. Wi-Fiのパスワード
「チェックイン後に部屋の冊子を見てください」でもいいんですが、案内文に入れておくとお客さんが「着いたのにWi-Fiが繋がらない」で焦るシーンが減る。
4. チェックアウトの時刻とルール
何時までにどういう状態で出てほしいか。鍵の返し方、ゴミの扱い、布団をどうするかなど。こういう「お願い事」も事前に文章で伝えておくと当日の行き違いが減ります。
5. 緊急連絡先
「何かあったらここに」の番号。夜中のトラブルや体調不良時など、お客さんが「誰に連絡すればいいか分からない」状態にならないようにする。ここは省かない方がいいと思います。
AIへの依頼と、言語ごとの注意点
マスター文ができたら、AIにこう頼みます。
以下の宿のチェックイン案内文を、
(1) 英語
(2) 中国語（簡体字：中国本土の方向け）
(3) 中国語（繁体字：台湾・香港の方向け）
(4) 韓国語
の4言語に翻訳してください。
宿泊者への案内文なので、丁寧で読みやすい文体でお願いします。
差し込み欄（チェックイン時間・キーボックス番号など）は [ ] の形式で残してください。
（ここに日本語マスター文を貼る）
出力されたものを確認するときに、言語ごとに気をつけたい点があります。
英語: 絵文字を入れても自然です（”✅ Check-in info” みたいな書き方）。カジュアルすぎない程度にフレンドリーなトーンが読まれやすい。
中国語（簡体字・繁体字）: AIに「簡体字と繁体字の両方」と明示することが大事です。簡体字は中国本土の方が使う文字で、繁体字は台湾・香港の方が使う。同じ「中国語」でも字体が違うので、お客さんの出身地によって使い分けるのが親切です。わからなければ両方送るという手もある。
韓国語: 丁寧語（合쇼体）か柔らかい丁寧語（해요体）かでトーンが変わります。宿の雰囲気に合わせてAIに「柔らかめで」「標準的な丁寧語で」と伝えると調整してくれます。
翻訳の正確さを心配する人もいると思うんですけど、宿の案内文程度の内容は、現時点のAIでかなりちゃんと出てくると思います。心配な場合は、ネイティブの友人に一度読んでもらってOKもらってから固定するといいと思ってて。それが「マスター作りの1回」の一部として収まる作業です。
テンプレをどこに置くか
4言語のテンプレを「作ったはいいけど、どこにしまったっけ」になると意味がないので、置き場所も最初から決めておくといいと思います。
スプレッドシート（Googleスプレッドシートなど）: 言語をタブで分けて並べる。宿泊者情報を差し込む欄を1列目に作っておくと、コピペするだけで完成するイメージになる。
メモアプリ（AppleメモやNotionなど）: シンプルに「チェックイン案内テンプレート」フォルダを作って4言語分ファイルを置くだけ。スマホからもすぐ出せるのが強み。
スプレッドシートの方が差し込み作業は楽なんですが、馴染みがない場合はメモアプリで十分機能します。どちらでもいいので、「すぐ出せる場所に置く」ことだけ気を付けてほしいです。
口コミ依頼も同じテンプレ方式で一緒に作ると2倍お得
チェックアウト後のお礼メールや口コミ依頼も、ほとんど毎回同じ内容ですよね。
「ありがとうございました、口コミをいただけると嬉しいです」という文章を4言語で用意しておけば、チェックイン前とチェックアウト後の両方が自動的に整う。この2本セットで作ると、1回の作業で宿泊前後の連絡が全部カバーできます。AIへの依頼も「チェックイン案内文」と「チェックアウト後のお礼・口コミ依頼文」を同時に頼めるので、まとめてやっちゃった方が効率がいいです。
1回作れば1年使える、月1回だけ見直せば十分
テンプレを一度作ってしまえば、あとはほぼ触らなくていい。宿のルールや設備が変わった時だけ日本語マスターを直して、もう一度AIで4言語に訳し直す。それだけです。月1回、5分の見直しで十分回るはずです。
最初の作業で1〜2時間かかるかもしれないけど、その後の繁忙期に毎日節約できる30〜60分を考えたら、すぐに元が取れる話だと思ってます。
何より「次のお客さんが外国の方だと分かった瞬間に焦らなくなる」のが、数字よりも大きい変化かなと思っていて。手元にテンプレがある安心感って、小さいようで結構効きます。
まず日本語マスター文を1本書いてみて
難しくないし、手順も単純です。
日本語マスター文を書いて、AIに「4言語で訳して」と貼るだけ。今日15分だけ時間を取って試してみてほしいです。一緒にやろうという感じでONEstaに持ってきてもらっても全然構いません。
「うちの宿のマスター文、どう書いたらいいか」「翻訳が合ってるか怖い」みたいなことがあれば、気軽に相談してもらえると嬉しいです。