こんにちは、にっしーです。
先週、宮古島でシュノーケリングのガイドをやってる友人と飯食ってたんですよ。ゴールデンウィーク前だから繁忙期真っ最中で、「もうメール対応だけで1日終わる」ってぼやいてて。聞いてみると、予約確認・前日リマインド・天候でキャンセル・返金の連絡・ツアー後に口コミのお願い、この5種類を毎回ゼロから書いてるらしくて。繁忙期は1日20〜30通になる日もあるって言うんですよね。
それ、AIで全部テンプレ化できるよって話をしたら「え、そんな簡単に?」ってなったので、今日はその話を書きます。
ガイド業のメール対応、何が重いのか
まず整理すると、ガイド業で繰り返し発生するメールって、大体この5種類に絞られると思うんですよね。
- 予約確認メール：申し込みを受けた直後の「受け付けました」連絡
- 前日リマインド：集合場所・時間・持ち物の確認
- 天候キャンセル：荒天で中止になる時の連絡とリスケ案
- キャンセル返金連絡：返金処理が完了したことの案内
- 口コミ依頼：ツアー終了後のレビューお願い
これ全部、毎回「さて何て書こうか」ってゼロから書いてたら、それは確かに時間が溶けるよなって思って。しかも繁忙期は同じ内容を10通も20通も送ることになる。
大事なのは「毎回ゼロから書かない仕組みを作ること」で、そのためにAIをどう使うかが今日の本題です。
Claudeに「うちのツアーの空気感」を覚えさせる
ここが一番のポイントなんですけど、AIにテンプレを作らせる前に、うちのガイドの空気感をAIに渡すひと手間が効くんですよね。
やり方はシンプルで、過去に書いたメールを5本くらいコピーしてAIに貼って、こう頼むだけです。
「これは僕がお客さんに送ってきたメールです。このトーンと言葉遣いの特徴を分析して、5種類のテンプレを作ってください。」
なぜこれが大事かというと、「丁寧な返信メール」って頼むだけだと、いかにも量産されたような無個性な文章が出てくることがあるんですよ。でも過去メールを読み込ませると、「この人はこういう言い回しをする」「体験重視でフレンドリーな雰囲気だ」ってAIが掴んでくれる。結果として、書き手の文体に近いテンプレが出てくるんです。
過去メールが手元にない人は、「宮古島でシュノーケリングガイドをやっています。お客さんとの距離感を大切にしていて、丁寧だけど堅苦しくない温度感で書いています」と説明するだけでも全然違います。
5パターン、こう頼む
トーンをAIに伝えたら、あとは5種類を一気に作ってもらいます。プロンプトの例を書いておきますね。
以下の用途で、ガイド業向けのメールテンプレを作ってください。
お客さんの名前は「{お名前}」、ツアー名は「{ツアー名}」、
開催日は「{日付}」で差し込む形にしてください。
1. 予約確認メール（申し込み直後）
2. 前日リマインド（集合場所、時間、持ち物あり）
3. 天候キャンセル連絡（残念さへの共感 + リスケ案 + 返金フロー）
4. 返金完了連絡（処理完了した旨）
5. ツアー後の口コミ依頼（押し付けない温度感）
{} で囲った部分が差し込み変数になるので、使うときにそこだけ書き換えればいい。AIはこういう穴埋め形式のテンプレが得意です。
天候キャンセルの温度感が一番難しい
5種類の中で、天候キャンセルのメールが一番書くのがしんどいと思うんですよ。お客さんも楽しみにしてたわけで、こっちも申し訳ないし、でも仕方ないし。
AIに任せると「このたびは悪天候のため中止とさせていただきます」みたいな事務的な文章が出てきがちなので、プロンプトにひと工夫します。
「天候キャンセルのメールを書いてください。お客さんが楽しみにしていた気持ちに寄り添いつつ、リスケの提案と返金の流れをわかりやすく伝える内容で。押し付けがましくなく、申し訳なさが伝わる温度感で。」
こう指定するだけで、ぐっと人間っぽい文章になります。
完成したテンプレは一度ちゃんと読んで、「これで送れるか」を確認してから使うのが大事です。AIが作った文章をそのまま送るんじゃなく、「8割AIが作った、2割は人が整えた」くらいのバランスが一番ストレスないと僕は思ってて。
多言語版も一気に作れる
テンプレが完成したら、ツアー多言語化とつながる話なんですけど、「この5種類を英語・中国語・韓国語に翻訳して」って続けて頼むだけで、多言語バージョンも一気に出てきます。
これで外国語のお客さんから予約が入ったときも、テンプレを選んで名前と日付を差し替えるだけ。繁忙期にいちいち翻訳サービスを開かなくていいのは結構大きいと思うんですよね。
自動化の選択肢、どこまでやるか
ここから少し「自動化」の話をしますが、深入りしすぎないようにしますね。
メールテンプレを「使う」仕組みは、段階的に広げていけます。
- ステップ1: Gmailの定型文（一番簡単）
- Gmailの「定型文」機能にAIで作ったテンプレを登録しておく。メールを受け取ったら、定型文を挿入して名前と日付だけ直して送信。1〜2分で終わります。
- ステップ2: Zapierや Make と連携（中級）
- 予約フォームの回答が届いたら自動で確認メールを送る、という流れを Zapier や Make で組める。設定に少し時間はかかるけど、一度組むと完全に手が離れます。
ただ正直なところ、最初は手動コピペで全然いいと思うんですよね。Zapierや Make の設定に半日かけるより、AIでテンプレを作って「使う習慣」を先につけた方が早いし、現実に動く。自動化は「テンプレが十分に育って、もっと楽したいな」と感じてからで十分かなって。
月数千円のClaude Proで、繁忙期のバックヤードが変わる
Claude ProはAnthropicの有料プランで、2026年5月現在は月数千円で使えます（公式サイトで最新料金を確認してください）。
繁忙期に1日30通のメール対応が必要だとして、テンプレ活用で1通あたり5分省けたとしたら1日2.5時間。1ヶ月20日稼働なら50時間の差になります。ガイドの現場で過ごす時間を増やすために、バックヤードの時間を圧縮する。そのための月数千円は、僕は安いと思うんですよね。
試してみて「合わなかった」ならやめればいいし、使ってみたら「なんでもっと早くやらなかったんだ」ってなるかも、くらいの気持ちで触ってみてほしいです。
最初の一歩はシンプルでいい
まず今日やること、1つだけ言うとしたら「過去に送ったメールを5本集めて、AIに貼り付けて、5種類のテンプレを作ってもらう」これだけです。
難しくないし、30分あればテンプレが揃います。それを使いはじめてみて、「もっとこうしたい」が出てきたら少しずつ育てていけばいい。ONEstaでもこういう相談に乗ってるので、迷ったら気軽に声かけてね。